Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

KERRES Catering GmbH
Monnetstr. 16
52146 Würselen
Geschäftsführer: Jan Kerres
Telefon: 02405 499 6 499
E-Mail: info@kerres.eu

Datenschutzbeauftragter: [OFFEN: Kontakt eintragen oder Abschnitt streichen, falls keiner bestellt ist]

2. Betrieb und Hosting

Das Bestellportal wird im Auftrag von KERRES technisch betrieben von [OFFEN: Betreiber mit Anschrift]. Mit dem Betreiber besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die Anwendung und die Datenbank laufen auf einem Server von [OFFEN: Hoster, Anschrift, Standort des Rechenzentrums in Deutschland oder der EU]. Der Hoster ist als Unterauftragsverarbeiter vertraglich gebunden.

Datensicherungen liegen 14 Tage auf diesem Server und zusätzlich verschlüsselt bei [OFFEN: Speicheranbieter mit Anschrift, Standort in der EU]; auch dieser Anbieter ist als Unterauftragsverarbeiter vertraglich gebunden.

Die Verbindung zum Bestellportal ist per TLS verschlüsselt.

3. Aufruf der Seiten (Server-Logs)

Bei jedem Aufruf speichert der Webserver ein Zugriffsprotokoll: IP-Adresse und Port, Datum und Uhrzeit, Anfragemethode, aufgerufene Adresse, Protokoll und Verschlüsselungsparameter der Verbindung, Statuscode, übertragene Datenmenge und Antwortzeit sowie die vom Browser mitgesendeten technischen Angaben, etwa die Kennung des Browsers (User-Agent) und die bevorzugte Sprache. Cookies und Anmeldedaten erscheinen darin nicht im Klartext, persönliche Bestell-Links und Suchbegriffe im internen Bereich werden unkenntlich gemacht, und die verweisende Seite (Referrer) wird nicht gespeichert. Dasselbe gilt für das Fehlerprotokoll des Webservers.

Zweck ist der sichere und störungsfreie Betrieb, insbesondere die Abwehr von Angriffen und die Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Sicherheit und Verfügbarkeit des Portals. Die Protokolle werden täglich gewechselt und nach spätestens 7 Tagen gelöscht. [OFFEN: Log-Rotation nach deploy/logrotate-kerres-order einrichten und in BT-02 abnehmen]

Zum Schutz vor Missbrauch zählt die Anwendung je IP-Adresse Bestellversuche, Aufrufe ungültiger Bestell-Links und Anmeldeversuche, bei der Anforderung eines Anmeldecodes zusätzlich je E-Mail-Adresse. Die Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher und verfallen nach spätestens einer Stunde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Bestellungen

Für eine Bestellung werden verarbeitet: Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, bei Lieferung oder Zahlung auf Rechnung die Anschrift, gegebenenfalls eine abweichende Rechnungsanschrift, freiwillig Firma, Hinweis zur Lieferadresse und eine Anmerkung, außerdem die bestellten Gerichte mit Preisen und Pfand, Abholung oder Lieferung, Verzehrtag, Zahlart, Zeitpunkt der Bestellung und die Fassung der geltenden Bedingungen. Nimmt das KERRES-Team eine Bestellung telefonisch entgegen, erfasst es dieselben Angaben; hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, erhält er die Bestätigung in Papierform.

Zweck ist die Abwicklung der Bestellung: Zubereitung, Ausgabe oder Lieferung, Rechnung, Rückfragen und die Erstattung von Pfand. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Pflichtangaben sind für den Vertrag erforderlich; ohne sie ist keine Bestellung möglich.

Das Anmerkungsfeld ist nicht für Angaben zur Gesundheit gedacht. Fragen zu Unverträglichkeiten werden telefonisch geklärt.

Beim Absenden vermerkt die Anwendung in einem internen Protokoll Bestellnummer, Zeitpunkt, Positionen und Betrag sowie ein Pseudonym der IP-Adresse (gekürzter, mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Prüfwert). Zweck ist die Nachvollziehbarkeit und die Abwehr von Missbrauch; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für die Rechnung übernimmt KERRES die nötigen Angaben in die eigene Buchhaltung. Dort gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Für die Erstattung von Pfand verwendet KERRES die Bankverbindung, von der die Rechnung bezahlt wurde, oder erfragt sie bei der Rückgabe. Die Bankverbindung wird nicht im Bestellportal gespeichert, sondern nur in der Buchhaltung von KERRES verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Speicherdauer und Anonymisierung

Nach der Abwicklung bleiben die Bestelldaten bis 12 Monate nach dem Ausgabetag gespeichert, um Rückfragen, Reklamationen und Pfandrückgaben bearbeiten und die Kundenbeziehung pflegen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Nachbearbeitung der Bestellung und der Kundenbeziehung.

Danach werden die Bestellungen anonymisiert: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschriften, Firma und Anmerkungen werden entfernt, der persönliche Link wird ungültig, und das Protokoll der versendeten E-Mails wird geleert. Erhalten bleiben die Gerichte, Mengen, Beträge, Termine und die Postleitzahl der angegebenen Anschrift für die Planung künftiger Menüs und Liefergebiete. [OFFEN: Aufbewahrung der Postleitzahl bestätigen]

Datensicherungen werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Gelöschte oder anonymisierte Daten verschwinden so spätestens 30 Tage später auch aus den Sicherungen.

6. E-Mails

Nach dem Absenden erhält der Kunde eine Bestellbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse; bei telefonischen Bestellungen ohne E-Mail-Adresse erhält er sie in Papierform bei der Abholung bzw. Lieferung. Zugleich geht eine Benachrichtigung mit den Bestellangaben an das Postfach von KERRES (derzeit info@kerres.eu); dort gelten die Aufbewahrungsregeln von KERRES. [OFFEN: Aufbewahrung im Postfach festlegen]

Versendet werden die E-Mails über Mailjet (Sinch Mailjet SAS, Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter mit Verarbeitung in der EU. [OFFEN: Vertragspartner und AVV bei Mailjet klären (E3, R14)] Die Messung von Öffnungen und Klicks ist abgeschaltet; Links in den E-Mails führen direkt auf kerres24.eu. Die Anwendung protokolliert jede E-Mail (Empfänger, Betreff, Versandstatus, Inhalt) zur Nachweisführung und für einen erneuten Versand; das Protokoll der Bestellmails wird mit der Bestellung anonymisiert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Werbe-E-Mails versendet das Bestellportal nicht.

7. Persönliche Bestellübersicht

Jede Bestellung ist über einen persönlichen Link mit einem zufälligen, nicht erratbaren Schlüssel abrufbar. Ein Konto ist nicht nötig. Wer den Link kennt, kann die Bestellung sehen; der Link sollte deshalb nicht weitergegeben werden. Die Seite wird nicht von Suchmaschinen erfasst und gibt ihre Adresse nicht an andere Seiten weiter.

8. Cookies und Speicher im Browser

Auf den Menüseiten und in der Bestellübersicht werden keine Cookies gesetzt. Die Auswahl im Warenkorb legt der Browser je Menü im lokalen Speicher ab (Local Storage), damit sie beim Neuladen der Seite erhalten bleibt. Beim Wechsel zur Prüfübersicht legt er außerdem im Sitzungsspeicher des Browser-Tabs (Session Storage) einen zufälligen Bestellschlüssel und eine Prüfsumme (Hashwert) aus Warenkorb und Angaben ab, nicht die Angaben selbst. So erhält eine Bestellung, die nach einer ausgebliebenen Antwort erneut abgeschickt wird, denselben Schlüssel und wird nicht doppelt angelegt. Diese Daten verlassen den Browser erst mit dem Absenden der Bestellung (die Prüfsumme gar nicht). Nach einer erfolgreichen Bestellung werden Warenkorb, Schlüssel und Prüfsumme des Menüs aus dem Browser entfernt. Ohne erfolgreiche Bestellung (etwa nach einer Ablehnung, wenn die Antwort ausbleibt oder wenn nicht abgesendet wird) bleiben Schlüssel und Prüfsumme bis zum Schließen des Tabs erhalten, damit ein erneutes Absenden keine zweite Bestellung anlegt; stellt der Browser den Tab später wieder her (etwa beim Wiederherstellen der letzten Sitzung), kann er auch diese Daten wiederherstellen. Alle diese Daten lassen sich jederzeit über die Browser-Einstellungen löschen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil die Speicherung für den gewünschten Bestellvorgang unbedingt erforderlich ist.

Im internen Bereich setzt die Anwendung nach der Anmeldung ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Es läuft 30 Tage nach der Anmeldung ab. Jede Aktion, bei der im internen Bereich etwas gespeichert, geändert, versendet oder exportiert wird, setzt die Laufzeit höchstens einmal täglich wieder auf 30 Tage; das bloße Aufrufen von Seiten verlängert sie nicht. Beim Abmelden wird das Cookie gelöscht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

9. Interner Bereich des KERRES-Teams

Für die Mitarbeitenden von KERRES speichert die Anwendung Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Kontostatus und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Die Anmeldung erfolgt über einen Link oder einen sechsstelligen Einmalcode per E-Mail; beide verfallen nach 60 Minuten. Gespeichert werden davon nur Prüfwerte; im Klartext stehen Link und Code nur in der E-Mail und bis zu ihrem Versand in der Versandwarteschlange. Fehlversuche bei der Eingabe des Codes zählt die Anwendung am jeweiligen Anmeldevorgang, um das Erraten von Codes zu verhindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Beschäftigungsverhältnis), für die Absicherung des Zugangs Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. [OFFEN: Löschfrist für deaktivierte Konten, Anmeldevorgänge und das Versandprotokoll der Anmelde-E-Mails]

Anmeldungen, angeforderte Anmeldecodes und Abmeldungen, Exporte von Bestelldaten, Änderungen an Menüs, Einstellungen, Liefergebieten und Bestellungen sowie eingehende Bestellungen werden in einem Protokoll festgehalten (Vorgang, Zeitpunkt, handelnde Person bzw. betroffenes Konto oder Bestellnummer, bei eingehenden Bestellungen auch Positionen und Betrag). Namen und Kontaktdaten von Kunden enthält das Protokoll nicht. Die IP-Adresse steht darin nur pseudonymisiert als gekürzter, mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Prüfwert, der sich ohne diesen Schlüssel nicht zurückrechnen lässt. Zweck ist die Nachvollziehbarkeit und die Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). [OFFEN: Aufbewahrungsdauer des Protokolls festlegen]

10. Online-Zahlung

Bietet ein Menü die Online-Zahlung an und wird sie gewählt, erfolgt die Zahlung über Mollie B.V., Amsterdam, Niederlande. Mollie erhält dafür Betrag, Bestellnummer und eine Rücksprungadresse, die nicht dauerhaft zur Bestellung führt. Die Zahlungsdaten werden direkt bei Mollie eingegeben. Mollie verarbeitet sie als eigener Verantwortlicher; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Mollie. Je nach gewählter Zahlart erhalten außerdem die Kartenorganisationen, PayPal oder Apple die für die Zahlung nötigen Daten; dafür gelten deren Datenschutzhinweise. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne Online-Zahlung erhält Mollie keine Daten.

11. Keine Analyse, keine externen Dienste

Das Bestellportal verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste, keine Werbung und keine Social-Media-Einbindungen. Schriften, Bilder und QR-Codes werden vom eigenen Server geliefert bzw. dort erzeugt; es werden keine Inhalte von fremden Servern geladen.

12. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Empfänger der Daten sind innerhalb von KERRES die Mitarbeitenden, die Bestellungen bearbeiten, sowie die Auftragsverarbeiter nach Abschnitt 2 und 6 und, nur bei Online-Zahlung, Mollie und die Anbieter der gewählten Zahlart (Abschnitt 10). Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR durch KERRES oder seine Auftragsverarbeiter findet nicht statt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

13. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Anfragen gehen formlos an info@kerres.eu oder an die Anschrift in Abschnitt 1.

Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für KERRES ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

14. Widerspruchsrecht

Gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Server-Logs, Schutz vor Missbrauch, Aufbewahrung nach der Abwicklung, Protokoll), kann jederzeit aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch eingelegt werden (Art. 21 DSGVO). KERRES verarbeitet die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch geht formlos an info@kerres.eu.